Montagem de cronogramas. Planejando ações na medida do tempo

Perceber-se no tempo permite visualizar coisas que se obscureceriam se não o fizesse.

Certamente um dos maiores inimigos contra a realização de uma tarefa e a falta de definição da mesma. Não se sabe com clareza o que deve ser feito, quando deve ser feito, e onde deve acontecer as tarefas. Com essa falta de simplicidade, conforme vamos adquirindo mais afazeres os mesmos passam a se mesclar de forma rápida, ficando difícil saber o que foi feito e o que deve ser feito. Parece engraçado pensar deste modo quando todos na verdade estão correndo de um lado e para outro com problemas para resolver, através de um processo rígido e linear, eles vão terminando cada um. Esse é ponto central, tal que com o auxílio de uma ferramenta de organização funcional como o cronograma, é possível se planejar e prever com certa antecedência se iremos ou não finalizar as obrigações a tempo, com isso é possível acelerar para que tudo termino na data esperado, ou o oposto, relaxar caso estivermos adiantado.

O cronograma é uma ferramenta que permite gerenciar as atividades que uma pessoa irá exercer em um dado período de tempo, levantando requisitos de seus compromissos e respondendo perguntas simples, como o que e quando sobre as mesmas. A partir disso se faz necessário escolher o estilo de cronograma que será utilizado com base nos dados obtidos inicialmente.

Método de Tabela

Consiste em organizar as informações distribuídas em tabelas, cruzando informações entre as linhas na horizonta e as colunas na vertical. De forma geral, um cronograma nesse estilo é feito com a primeira coluna contendo o horário do dia dividindo entre as linhas, tal que cada linha representa uma hora de variação ou meia hora dependendo de sua preferência. As próximas colunas são utilizadas para preencher as atividades referentes aquele horário se baseando na primeira linha da tabela que deve conter os dias da semana de domingo até sábado. Acredita-se que esse se o método mais usual e aprendido pelas pessoas.

Típico exemplo de um simples cronograma de estudos voltado para o ENEM.
Ilustração retirada do website Vestibular com Dicas

Tomando um exemplo prático, podemos desenvolver duas tabelas, um principal contendo a rotina em uma semana de um aluno do ensino médio a tarde e que faz um curso técnico pela manhã, e com base nos horários livres dessa tabela, montar uma tabela secundário só com o tempo livre reservado, onde irá ser feito um plano de estudos tanto para a escola quanto para o técnico. Sendo assim, inicialmente o aluno irá anotar os horários de todas as atividades que ele realiza em uma semana e montar um cronograma inicial com esses dados. Nesta tabela é importante anotar tempo de transporte, bem como de alimentação e lazer também, para que possa ser feita uma readequação adequada.

A cronograma pode ser feito tanto de forma manual, com o auxílio de régua, lápis e canetas, ou pode ser feito no formato digital, utilizando um programa de manipulação de planilhas eletrônicas como o software pago Office Excel da Microsoft, ou software livre LibreOffice Calc. Assim deve ser posto o início da tarefa com o seu horário correspondente. E no caso do nosso aluno, irar sobrar um horário de aproximadamente três a quatro horas desde quando ele chegou em casa até o horário que ele for dormir, considerando a chegada em cassa em torno de oito horas da noite e indo para cama a meia noite. Com base nesse horário especial deve ser produzido o cronograma de estudos.

Planejamento de estudo

A ideia deste planejamento é criar um ritmo de estudos diários no aluno, forçando a formação de um hábito. No começo, abrir o caderno todos os dias para revisar o conteúdo pode parecer uma tarefa maçante, mas o resultado do esforço vem com tempo através de perseverança. O melhor cronograma de estudos é a sua grade escolar como vimos anteriormente. Com base nela o aluno deve dividir em pequenas seções para cada matéria, aumentado o tempo para aquelas que ele sentir mais dificuldade e precisar de mais tempo, e encurtando aquelas que ele sentir mais facilidade. Com o passar das semanas, o aluno deve incluir também períodos para revisão de conteúdos anteriores para que os esses não sejam esquecidos.

Os finais de semana podem ser utilizados para revisão também, em especial conteúdos que já foram vistos em anos anteriores e que não tenham sidos fixados de maneira plena. Contudo é importante lembrar a importância do descanso, por isso, reserve o sábado ou o domingo preferencialmente para relaxar e se divertir fazendo algo que não esteja relacionado a trabalhos ou a exercícios. Marca um encontro entre amigos, conhecer um novo amor, são inúmeras a possibilidades. Isso deve ser feito porque o cérebro humano não consegue se manter concentrado por muito tempo. No máximo 30 minutos de total concentração, tal que gradativamente a partir desse ponto a taxa de foco vai diminuindo lentamente, por causa disso faça pequenas pausas entre seus estudos também.

Diagrama de Grantt

Por vez chamada de gráfico de Gratt, esse estilo de cronograma consiste na ideia central de poder visualizar o avanço sobre as atividades de um dado projeto, em caso escolar, a montagem de um trabalho. Para montar um é preciso inicialmente definir a data inicial e final do plano, formando um quadro com uma linha vertical a esquerda, denotando o começo, e outra linha a direita, denotando o fim. Dentro deste quadro deve ser colocado barras horizontais denotando os intervalos de tarefas intermediarias que juntas formaram a composição do projeto final.

Gráfico de Gantt ilustrando as atividades através de barras coloridas.
Embora a figura não apresente datas concretas, é possível visualizar
a dispersão das atividades através do projeto.

Para formar o gráfico, por convenção é interessante formar uma tabela listando as atividades individuais do projeto, contendo a data de início e fim de cada. Deste modo, a data de início da primeira atividade do projeto inicia o mesmo e a data de termino da última atividade finaliza o projeto. Com isso obtemos o tempo de duração que irar ser o intervalo de cada uma das barras que será colocada no quadro. Formando assim um padrão que permite reconhecer as atividades que estarão sendo executadas ao mesmo tempo além de poder visualizar as próximas etapas do projeto.

Exemplos práticos

Para auxiliar na montagem dos cronogramas pelo computador. A equipe do blog produziu um arquivo do Excel contendo o cronograma em formato de tabela e do diagrama de Gantt preenchidos com exemplos fictícios. Deste modo o aluno pode usar o modelo como base e adaptá-lo para a realidade do mesmo. Esperamos que seja de grande utilidade.

Exemplo de Cronograma – Tabela e Gantt

O leitor também é incentivado a procurar por outras fontes. Existem diversos tutoriais ricos em detalhes ensinando como montar cada um dos cronogramas listados aqui, assim como programas que auxiliam na produção dos mesmos. Basta realizar uma simples busca nos buscadores. Pois o intuito dessa matéria é informar a existência dos mesmos primordialmente.